Quand je dois gérer seul, et d’autant plus en équipe, une grosse quantité de documents administratifs, je rencontre des difficultés pour classer les fichiers et retrouver ces fichiers dans une base hiérarchique.
J’ai déjà écrit sur ce problème dans l’issue suivante : Écrire un billet de réflexion au sujet des forces et faiblesses du classement de documents dans des dossiers versus un système à plat avec des tags.
Voici ce que j’écrivais le 6 août 2023 :
Difficultés que j’ai rencontrées ces derniers mois (sous forme de bullet point) :
- en situation pro :
- difficultés à construire une taxinomie (organisation et namming des dossiers, sous dossiers) pour classer les documents “Ressource Humaine” de mon équipe
- difficulté à naviguer dans cette taxinomie
- types de documents classés
- contrat de travail
- promesse d’embauche
- budget
- avenant de contrat de travail
- ces documents étaient classés dans le Google Drive de la société
- difficultés pour coopérer
- mes collaborateurs avaient des difficultés à comprendre rapidement la taxinomie
- la responsable RH archivait les mêmes documents dans un dossier “à elle”, elle utilisait sa propre taxonomie
- je souhaitais “merger” ces deux dossiers, mais comme aucune taxinomie n’est évidente, nous n’avons même pas pris le temps d’essayer de “merger” nos dossiers
- dans une assiociation
- j’ai hérité d’un Google Drive avec une taxinomie définie par l’ancien président du club
- j’ai des difficultés à retrouver les documents
- exemples :
- est-ce qu’une fiche de paie doit être classée dans le dossier “comptabilité” ou “administratif” ?
- comment lister tous les documents qui concernent le joueur John Doe ?
- comment lister tous les documents de la saison 2022/2023 ?
Actuellement, mon intuition de réponse à ce problème est :
- ne pas mettre en oeuvre une taxinomie, mais utiliser un thésaurus, c’est-à-dire :
- organiser “à plat” (sans dossier) les documents
- attribuer des tags (labels) sur ces documents
- dans une “sidebar” :
- proposer des recherches sauvegardées, exemples :
- contrats de travailles
- John Doe
- 2022/2023
- …
- permettre aussi de lister des tags favoris dans cette sidebar
Aujourd’hui,JeMeDemande si Obsidian pourrait être adapté pour ranger des documents administratifs.
Avec ce type d’outil, il serait possible de ranger les documents dans de la “prose”.
Cela permettrait de retrouver ces documents via plusieurs méthodes, avec du contexte autour du document….
#JeMeDemande s’il est possible d’attacher des tags à des pièces jointes 🤔.